el
Job description
Η VAKON αναζητά Executive Administrative Assistant Office Manager για την καθημερινή οργάνωση και εύρυθμη λειτουργία των γραφείων της εταιρείας, καθώς και την παροχή γραμματειακής, διοικητικής και back-office υποστήριξης προς τη Διοίκηση και τα επιμέρους τμήματα. Πρόκειται για έναν hands-on και πολυδιάστατο ρόλο, που απαιτεί εξαιρετική οργάνωση, επαγγελματική παρουσία, συνέπεια και ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών καθημερινών αναγκών. Ο/Η κατάλληλος/η υποψήφιος/α θα αποτελεί κεντρικό σημείο αναφοράς για την καθημερινή λειτουργία του γραφείου και θα διασφαλίζει ότι οι εσωτερικές διαδικασίες οργανώνονται αποτελεσματικά και επαγγελματικά.ΚΑΘΗΜΕΡΙΝΑ ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ:Καθημερινή οργάνωση και επίβλεψη της εύρυθμης λειτουργίας των γραφείων.Υποδοχή και επαγγελματική εξυπηρέτηση πελατών, επενδυτών, συνεργατών και λοιπών επισκεπτών.Διαχείριση εισερχόμενων τηλεφωνικών κλήσεων, emails και γενικής εταιρικής επικοινωνίας.Προετοιμασία meeting rooms και συντονισμός συναντήσεων.Παροχή καθημερινής διοικητικής και οργανωτικής υποστήριξης προς τη Διοίκηση.Συντονισμός επαγγελματικών ταξιδιών, κρατήσεων, εισιτηρίων και σχετικού προγράμματος.Υποστήριξη στην οργάνωση εταιρικών meetings, παρουσιάσεων και events.Διαχείριση καθημερινών ad-hoc διοικητικών αναγκών.Παρακολούθηση εκκρεμοτήτων και follow-ups όπου απαιτείται.Παροχή γραμματειακής και διοικητικής υποστήριξης στα επιμέρους τμήματα της εταιρείας.Οργάνωση και διατήρηση φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου.Διαχείριση συμβάσεων, εταιρικών εγγράφων και λοιπής documentation σε επίπεδο administrative support.Ενημέρωση βασικών Excel trackers, λιστών, αρχείων και databases.ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΑ ΠΡΟΣΟΝΤΑ:Προηγούμενη εμπειρία σε θέση Office Manager, Executive/Personal Assistant, Administrative Assistant, Reception ή αντίστοιχη θέση.Πολύ καλή γνώση Ελληνικών και Αγγλικών.Πολύ καλή χρήση Microsoft Office, ιδιαίτερα Outlook, Word, Excel και PowerPoint.Ικανότητα διαχείρισης calendars, meetings, emails και εταιρικών εγγράφων.Πολύ καλή οργανωτική ικανότητα και προσοχή στη λεπτομέρεια.Άνεση στην επικοινωνία με πελάτες, συνεργάτες και στελέχη.Επαγγελματική παρουσία και συμπεριφορά.Εμπειρία σε Real Estate, Construction, Hospitality, Professional Services ή εταιρικό περιβάλλον με διεθνείς πελάτες θα θεωρηθεί σημαντικό πλεονέκτημα.ΠΡΟΦΙΛ ΥΠΟΨΗΦΙΟΥ:Αναζητούμε έναν άνθρωπο οργανωτικό, ευγενικό, επικοινωνιακό, πρακτικό και ιδιαίτερα αξιόπιστο, που αντιλαμβάνεται τις ανάγκες ενός σύγχρονου επαγγελματικού περιβάλλοντος και μπορεί να λειτουργεί με αυτονομία.Ο/Η ιδανικός/ή υποψήφιος/α θα πρέπει να διαθέτει:Εξαιρετική οργάνωση και time managementΕπαγγελματική παρουσίαΠολύ καλές επικοινωνιακές δεξιότητεςAttention to detailHands-on νοοτροπίαMultitasking και σωστή ιεράρχηση προτεραιοτήτωνΤαχύτητα και συνέπεια στην εκτέλεσηProblem-solving mindsetΘετική και εξυπηρετική προσέγγισηΙκανότητα να λειτουργεί αποτελεσματικά υπό πίεση Show more Show less
