Administrative Assistant

SPANISH VERSIONOferta de Empleo: Asistente Administrativo(a)Ubicación: Embajada y Consulado General de la República de Panamá en Atenas, GreciaTipo de empleo: Tiempo completo – PresencialImportante: El dominio fluido del español es un requisito indispensable para este puesto. Solo se considerarán las candidaturas de personas que acrediten un nivel profesional de español, además de un excelente dominio del inglés y del griego.La Embajada y el Consulado General de la República de Panamá en Atenas buscan incorporar un(a) Asistente Administrativo(a) altamente organizado(a), proactivo(a) y comprometido(a) para formar parte de su equipo.La persona seleccionada desempeñará un papel fundamental en el apoyo a las operaciones diarias de la Misión Diplomática, garantizando la correcta coordinación de los procesos administrativos, las actividades diplomáticas y las comunicaciones oficiales. El cargo requiere excelentes habilidades organizativas y de comunicación, discreción, iniciativa y capacidad para desenvolverse eficazmente en un entorno diplomático dinámico.Principales responsabilidadesBrindar apoyo administrativo integral, coordinando las operaciones diarias y las actividades administrativas de la Embajada y el Consulado.Coordinar proyectos destinados a mejorar los procesos organizacionales y los servicios administrativos.Apoyar la preparación, ejecución y seguimiento del presupuesto, incluyendo el control de gastos y cuentas especiales.Coordinar con otras unidades administrativas para garantizar la ejecución oportuna de las tareas y servicios asignados.Redactar, revisar y gestionar correspondencia oficial, incluyendo cartas, informes, memorandos y comunicaciones internas.Administrar la agenda del Embajador, organizando reuniones, audiencias, sesiones informativas y viajes oficiales.Preparar y revisar discursos, informes, notas informativas, correspondencia y otros documentos oficiales.Mantener informado al Embajador sobre asuntos de actualidad, proyectos en curso y temas relacionados con las relaciones diplomáticas entre Panamá y Grecia.Coordinar las comunicaciones oficiales entre la Embajada, el Gobierno de Panamá, las autoridades griegas, otras misiones diplomáticas y organismos internacionales.Apoyar las actividades de comunicación institucional y relaciones con los medios de comunicación, incluyendo la coordinación de prensa y la difusión de eventos.Organizar y coordinar eventos oficiales, conferencias, recepciones y la participación de la Embajada en actividades diplomáticas y públicas.Gestionar la relación con proveedores y prestadores de servicios, solicitando y evaluando cotizaciones para su posterior revisión.Coordinar visitas oficiales y delegaciones provenientes de Panamá, incluyendo la logística, la programación de actividades y los aspectos protocolarios.Asistir en reuniones de protocolo con autoridades gubernamentales y en la participación de la Embajada en ceremonias oficiales y eventos nacionales.Desempeñar funciones generales de administración de oficina, incluyendo archivo, organización documental, gestión de suministros y coordinación de viajes.RequisitosExperiencia mínima de tres (3) años en funciones de administración ejecutiva, gubernamental, diplomática o en organismos internacionales.Dominio fluido del español (obligatorio e indispensable).Excelente dominio oral y escrito del inglés y del griego.Capacidad demostrada para manejar información confidencial con el más alto nivel de discreción y profesionalismo.Excelentes habilidades de organización, planificación y gestión del tiempo, con capacidad para priorizar múltiples tareas.Experiencia en protocolo, organización de eventos, coordinación de proyectos y comunicación institucional o mercadeo.Dominio avanzado de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint y Outlook) y otras herramientas de oficina.Experiencia en el uso y mantenimiento de sistemas CRM, incluyendo la gestión de contactos y el seguimiento de comunicaciones.Excelentes habilidades interpersonales, sensibilidad intercultural y capacidad para desenvolverse en un entorno diplomático.Capacidad para trabajar de forma autónoma y, al mismo tiempo, colaborar eficazmente en equipo.Perfil del candidato(a)Buscamos una persona responsable, organizada, proactiva y orientada a los resultados, con excelentes habilidades de comunicación y un alto sentido de la confidencialidad. Se valorará especialmente la experiencia previa en embajadas, organismos internacionales, entidades gubernamentales o instituciones del sector público. ENGLISH VERSIONJob Opening: Administrative AssistantLocation: Embassy and General Consulate of Panama in Athens, GreeceEmployment Type: Full-Time, On-Sitehe Embassy and General Consulate of Panama in Athens is seeking a highly organized, proactive, and motivated Administrative Assistant to join its team.The successful candidate will play a key role in supporting the day-to-day operations of the Embassy and Consulate, ensuring the efficient coordination of administrative processes, diplomatic activities, and official communications. This position requires exceptional organizational and communication skills, professionalism, discretion, and the ability to work effectively in a fast-paced diplomatic environment.Professional fluency in Spanish is a mandatory requirement for this position, in addition to excellent written and verbal communication skills in English and Greek.Applications will only be considered from candidates who meet this language requirement. Key ResponsibilitiesProvide comprehensive administrative support, coordinate daily operations, and assist in overseeing administrative activities.Coordinate projects aimed at improving organizational procedures and administrative services.Support the preparation, execution, and monitoring of budgets, expenditures, and special accounts.Liaise with internal departments to ensure the timely completion of administrative tasks and projects.Draft, edit, and manage official correspondence, including letters, reports, memoranda, and internal communications.Manage the Ambassador's calendar, scheduling meetings, official appointments, briefings, and travel arrangements.Prepare and review speeches, reports, briefing notes, correspondence, and other official documents.Keep the Ambassador informed of current developments, ongoing initiatives, and matters related to Panama–Greece diplomatic relations.Coordinate official communications with the Government of Panama, Greek authorities, diplomatic missions, and international organizations.Support media relations and public diplomacy activities, including press coordination, public communications, and event promotion.Organize and coordinate official events, conferences, receptions, and the Embassy's participation in public and diplomatic events.Liaise with suppliers and service providers, obtaining and evaluating quotations and service proposals.Coordinate official visits and delegations from Panama, including logistics, scheduling, protocol, and hospitality arrangements.Assist with protocol meetings involving government officials and support participation in official ceremonies and national events.Perform general office administration, including records management, filing, procurement of office supplies, and travel coordination.Required QualificationsMinimum of 3 years of relevant professional experience in executive, governmental, diplomatic, or international administration.Fluency in Spanish is mandatory. Candidates must also possess excellent written and verbal communication skills in English and Greek.Proven ability to manage confidential and sensitive information with the highest level of professionalism and discretion.Excellent organizational, planning, and time-management skills, with the ability to prioritize multiple responsibilities.Experience in protocol, event planning, project coordination, and public relations or marketing.Advanced proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other office productivity tools.Experience using CRM systems, including contact management and communication tracking.Strong interpersonal, communication, and cross-cultural skills appropriate for a diplomatic environment.Ability to work both independently and collaboratively in a professional, service-oriented setting. Show more Show less