Προϊστάμενος/η Τμήματος Αρχείου

ΠεριγραφήH Δικηγορική Εταιρεία Σιούφας & Συνεργάτες, η μεγαλύτερη εταιρεία στον κλάδο της, με παρουσία στην Αθήνα, Πάτρα, Θεσσαλονίκη και Βουκουρέστι, δραστηριοποιείται στην παροχή νομικής υποστήριξης από το 1999. Στο πελατολόγιο της συγκαταλέγονται οι μεγαλύτερες ελληνικές και πολυεθνικές εταιρίες από όλους τους κλάδους της οικονομίας.Σκοπός Θέσης:Η θέση του/της Προϊστάμενου/ης Τμήματος Αρχείου αφορά την οργάνωση, εποπτεία και βελτιστοποίηση όλων των διαδικασιών διαχείρισης του φυσικού και ηλεκτρονικού αρχείου της εταιρείας, καθώς και τη διοίκηση της σχετικής ομάδας. Ο/Η κάτοχος της θέσης οφείλει να εξασφαλίζει την εύρυθμη λειτουργία του τμήματος, σύμφωνα με τις πολιτικές, τις διαδικασίες και τα πρότυπα ποιότητας της εταιρείας.Κύριες Αρμοδιότητες:Καθορισμός στόχων τμήματος, προγραμματισμός εργασιών και παρακολούθηση επίτευξής τουςΣυντονισμός της ομάδας αρχειοθέτησης και επίβλεψη όλων των διαδικασιών: σάρωση, φυσική και ψηφιακή αρχειοθέτηση, επιστροφή και καταστροφή εγγράφωνΔιαχείριση εξωτερικών ενεργειών (παραλαβή - αποστολή εγγράφων, τιμολογίων κ.λπ.)Εφαρμογή και έλεγχος της τήρησης των διαδικασιών και εσωτερικών κανονισμών της εταιρείαςΑξιολόγηση της απόδοσης των συνεργατών του τμήματος και καθοδήγησή τους με σκοπό τη διαρκή βελτίωση και ανάπτυξηΣυστηματική παρακολούθηση δεικτών απόδοσης (KPIs) και ποιοτικός έλεγχος εργασιώνΣυμμετοχή σε εσωτερικές συναντήσεις και επικοινωνία με πελάτες ή προμηθευτές σε θέματα που εμπίπτουν στις αρμοδιότητες του τμήματοςΕνημέρωση της Διοίκησης για την πορεία και τα αποτελέσματα του τμήματος, με εισηγήσεις για διορθωτικές ή βελτιωτικές ενέργειεςΕισήγηση προτάσεων αυτοματοποίησης και διαδικαστικών βελτιώσεωνRequirementsΑπαραίτητα Προσόντα:Πτυχίο Ανώτατου Εκπαιδευτικού Ιδρύματος (ΑΕΙ/ΤΕΙ), κατά προτίμηση σε Βιβλιοθηκονομία ή Διοίκηση ΕπιχειρήσεωνΤουλάχιστον 5 έτη εμπειρίας σε αντίστοιχη θέση, εκ των οποίων τουλάχιστον 2 έτη σε διαχείριση ομάδαςΆριστη γνώση εφαρμογών MS Office και οικειότητα με πληροφοριακά συστήματα (CRM, Help Desk)Άρτια οργανωτική και διοικητική αντίληψη, καθώς και ικανότητα πειθαρχημένης εφαρμογής διαδικασιώνΕπιθυμητά Προσόντα:Καλή γνώση της αγγλικής γλώσσαςΕμπειρία σε εργασιακό περιβάλλον με αυστηρή τήρηση προθεσμιών και υψηλό όγκο εγγράφωνΑπαραίτητες Δεξιότητες:Ικανότητα ηγεσίας και παρακίνησης ομάδας με επαγγελματικό ήθος και αυστηρή προσήλωση στους στόχουςΙκανότητα διαχείρισης χρόνου και οργάνωσης σύνθετων εργασιών με ακρίβεια και μεθοδικότηταΑναλυτική σκέψη, αποφασιστικότητα και υπευθυνότητα στην ανάληψη πρωτοβουλιώνΠροσαρμοστικότητα σε απαιτητικές και μεταβαλλόμενες συνθήκες εργασίαςΠροσανατολισμός στην ποιότητα, την ασφάλεια των δεδομένων και την τήρηση των κανονιστικών πλαισίωνBenefitsΑνταγωνιστικές αποδοχέςΠρόσθετες ανταμοιβές για την επίτευξη στόχωνΙδιωτική ασφάλιση υγείαςΣυνεχή εκπαίδευση και υποστήριξηΠροοπτικές εξέλιξης σε ένα σύγχρονο και δυναμικό περιβάλλον Show more Show less